MI e aziende in genere, ma anche professionisti, hanno da qualche tempo a propria disposizione uno strumento che consente loro di operare in modo più produttivo grazie alla riduzione dei tempi di esecuzione dei processi di firma. Di che cosa stiamo parlando? Della firma elettronica. Quest’ultima permette di dare validità a una lunga serie di documenti, fornendo un contributo non indifferente alla dematerializzazione aziendale, diminuendo di conseguenza il consumo di carta. I vantaggi associati alla firma elettronica sono molteplici, e non solo di carattere economico. Lo strumento ha come principale obiettivo quello di favorire la crescita del business aziendale, aiutando le imprese a connettersi con maggiore efficacia ai propri interlocutori (non solo clienti e fornitori, ma anche dipendenti). È in questo campo che muove i propri passi Yousign.com.
Caratteristiche principali della firma elettronica
Perché possa definirsi tale, la firma elettronica deve essere in grado di riferirsi in modo univoco a un solo soggetto, e al documento (o a un insieme di documenti) cui la firma viene ad associarsi. Nello specifico, deve garantire autenticità, integrità e non ripudiabilità. La prima definisce la sua capacità nell’assicurare l’identità della persona chiamata ad apporla. L’integrità fa riferimento al fatto che i documenti, una volta che completi di firma, non sono modificabili.
La non ripudiabilità, infine, ha lo scopo di assicurare che la persona che firma non possa poi ripudiarla o contestarla.
I vantaggi della firma elettronica: dall’economicità al rispetto della privacy
Perché aziende e professionisti sono sempre più convinti dell’utilità della firma elettronica? Tra i vantaggi, a meritare un primo piccolo approfondimento è la sua economicità. Dotarsi di firma elettronica, da questo punto di vista, significa beneficiare di un ritorno economico sostanziale, legato all’abbattimento dei costi di stampa. La riduzione dei documenti cartacei all’interno di un ufficio, dal canto suo, porta a risparmiare tempo e risorse dedicate all’archiviazione. Deve essere ricordato come il ricorso alla firma elettronica si riveli una scelta etica, visto l’impatto positivo ottenuto a livello ambientale: a giovarne, in questo caso, è la collettività.
Altro vantaggio è la semplificazione dei processi di gestione documentale, intesa come maggiore velocità ed efficienza nella trasmissione dei documenti. Ancora più importante è la validità legale. Ovviamente, verranno assicurate rilevanze giuridiche diverse a seconda della tipologia di firma elettronica scelta. Tale strumento può anche essere definito una soluzione “customizzata”. Aziende e professionisti hanno piena libertà nel selezionare, tra le opzioni esistenti, quella più in linea con le esigenze personali, scegliendola in base al tipo di documento da firmare, al destinatario e al contesto normativo in cui si trovano ad operare. Infine, occorre ricordare come la firma elettronica sia affidabile. Rispettando appieno la privacy, si propone come servizio estremamente sicuro, e perfettamente in linea con i principi cardine del processo di “Digital transformation”.
La firma elettronica semplice (FES)
Non sono poche le persone a pensare, erroneamente, che sia obbligatorio ricorrere a firme qualificate per dare validità ai documenti che necessitano di firma. In realtà, per gran parte dei documenti aziendali è sufficiente adottare la cosiddetta firma elettronica semplice (o “FES”): una scelta che consente di risparmiare tempo e denaro. In particolare, questa tipologia di firma è impiegabile con successo nei documenti che non richiedono una forma complessa di identificazione del firmatario del documento stesso. Ne fanno parte, tra gli altri, i contratti di lavoro, affitto e fornitura di servizi continuativi, contratti e polizze assicurative, preventivi standard e informative sulla privacy.
OTP : significato e punti di forza
La Pandemia da Coronavirus ha obbligato chiunque ad apportare cambiamenti, a volte anche drastici, alla propria vita quotidiana, E anche le aziende, al pari dei comuni cittadini, sono state costrette ad adeguarsi. Tra i tanti aspetti negativi della Pandemia è possibile coglierne uno positivo, ossia la velocizzazione del processo di digitalizzazione. Oltre a semplificare il modo di lavorare, la rapida corsa all’eliminazione dei documenti cartacei ha favorito la sostenibilità ambientale. È stata la firma elettronica avanzata OTP ad assumere un ruolo decisivo. La sigla OTP rappresenta l’abbreviazione dell’acronimo “OTP”, “One Time Password”, traducibile in italiano come “password valida un’unica volta”. Di conseguenza, la password in oggetto, necessaria per l’autentificazione, viene inviata via SMS sul cellulare dell’utente o, in alternativa, trasmessa con email o tramite server vocale. Nello specifico, il codice è formato da un minimo di 4 cifre e, per ragioni di sicurezza, è utilizzabile per un’unica sessione di firma. Dopo essere stato generato, e inserito, non potrà più essere impiegato. Ecco per quale motivo al codice è associato un periodo di validità minimo, normalmente di pochi minuti. Per usarlo non occorre altro che riportarlo nella casella apposita durante il processo di firma. Qualora la persona che dovrà firmare lasci trascorrere il tempo di validità massimo, sarà tenuto a procedere alla richiesta di un nuovo codice. Un unico codice OTP permette di apporre più firme su di un singolo documento che preveda più caselle compilate con la firma di una sola persona.
Riassumendo i molteplici vantaggi della firma elettronica, alla comodità (garantita dall’intuitività, immediatezza e semplicità della procedura prevista) si affiancano velocità (le copie compilate a mano sono divenute un lontano ricordo), praticità (l’archiviazione digitale evita il possibile danneggiamento dei documenti, quando non il loro smarrimento) e sicurezza (la firma non è falsificabile, assicurando l’integrità ai documenti).
Perché affidarsi a Yousign.com per la firma elettronica ?
Tra le realtà impegnate nella diffusione della firma elettronica spicca Yousign. Messa a confronto con docusign, l’azienda europea fondata a Parigi nel 2013 ha nel suo team proiettato costantemente verso il futuro, e in continua espansione, il principale punto di forza. Indipendentemente dalla tipologia di firma elettronica scelta, tra semplice, OTP e avanzata, la procedura prevista da Yousign è davvero semplicissima. Una volta entrati nella piattaforma online, occorrerà solamente caricare il PDF del documento da firmare, dar luogo al flusso approvativo e inviare la pratica al firmatario utilizzando la App. Quando quest’ultimo riceverà il documento, cliccato sul link e letto il documento, per firmarlo dovrà impiegare il codice OTP ottenuto via SMS e inserirlo. A testimoniare l’immediatezza della procedura non è unicamente il mancato utilizzo di chiavette USB, Smart Card o di strumenti simili, ma anche il fatto che l’utente non è tenuto a installare software. Il successo di Yousign a livello mondiale non fa che evidenziare l’ottimo lavoro svolto.
