Gli eventi culturali rappresentano, da sempre, la migliore espressione di ogni forma di ricchezza propria di città, di regioni e di territori. Consentono di esporre queste grandi qualità in modi spesso originali, votati a percorsi innovativi e a linguaggi dal tono creativo e anticonformista. Il trait d’union di ogni mostra, proiezione, esposizione e altri eventi di questo tipo è la capacità organizzativa. Per questo oggi vedremo come dare vita a questo tipo di eventi.
Come organizzare un evento culturale
Per organizzare un evento culturale serve rispettare una scaletta precisa. Si parte sempre dall’ideazione dell’evento, quindi dalla definizione degli obiettivi da raggiungere e dei significati che si intende comunicare attraverso lo stesso. Poi bisogna studiare se la situazione concreta e il budget permettono l’organizzazione dell’evento come lo avevamo ideato, oppure bisogna ridefinirne alcuni particolari (fase di attivazione). La terza fase è quella della pianificazione, con tutta probabilità la più complessa. Il quarto passo è l’attuazione, ovvero la messa in pratica di tutti i passaggi previsti durante la pianificazione. Poi si passa al quinto e al sesto passo, ovvero il completamento e la valutazione.
La fase di pianificazione dell’evento
È questa la fase in cui occorre definire e articolare le varie componenti dell’evento, ovvero capire come comunicare l’identità dei promotori (nel nostro caso il nome dell’artista in questione) e dello stesso evento, dunque ciò che viene percepito da parte del pubblico di riferimento. È il caso di approfondire la questione dell’immagine, la quale può essere comunicata tramite elementi visuali e promozionali, come i gadget, i bloc-notes, le penne e le buste intestate, si tratta di oggetti che si possono facilmente ordinare e personalizzare anche online (ad esempio qua si può ordinare la stampa della carta intestata con il proprio logo o nome). È chiaro che l’immagine dovrà essere coordinata, quindi dovrà esserci coerenza fra tutti gli aspetti visuali e grafici in sede di identificazione del proprio brand ed evento. Si passa in seguito a fattori più pratici, come ad esempio la definizione del luogo e degli orari dell’evento, insieme all’eventuale prezzo del biglietto.
La comunicazione nell’evento culturale
Si passa poi alla fase di promozione, che contempla ad esempio l’uso di strumenti utili come i comunicati stampa. Anche i social network dimostrano di essere importanti, in quanto consentono di promuovere l’evento in modo semplice ed immediato. Fra le altre cose, social come Facebook consentono anche di creare dei post sponsorizzati, così da colpire una precisa nicchia di pubblico. Infine, chiudono il cerchio lo streaming live (sempre su Facebook) e il ticketing online.
I permessi necessari per eventi di questo tipo
Si chiude con i permessi necessari per poter organizzare un evento di questo tipo. Nel caso di un evento all’aperto serve l’autorizzazione per l’occupazione di suolo pubblico, insieme al permesso per l’uso degli strumenti acustici. Anche il permesso per la somministrazione di cibo e bevande viene richiesto, insieme alla licenza SIAE. Per gli eventi al chiuso, oltre ad alcuni di questi, si somma anche l’agibilità dello spazio.
